おすすめのゴルフ場管理システムを紹介します！

ゴルフ場管理システムの基礎知識

そもそもゴルフ場管理システムとはどのようなものなのでしょうか。ここでは、これから導入を検討している方が知っておきたい、ゴルフ場管理システムの概要や、導入する場合のメリット・デメリットをご紹介します。

ゴルフ場管理システムとは？

ゴルフ場管理システムとは、ゴルフ場の運営に必要な業務を効率化し、スムーズな運営をサポートするためのシステムです。予約管理、カスタマー管理、プレー進行管理、売上管理など、ゴルフ場に関するさまざまな業務を一元的に管理できるよう設計されています。

また昨今、デジタル化による業務改善が求められる中で、多くのゴルフ場が導入を進めているシステムでもあります。システムを導入することによって得られるメリットも多く、現在ゴルフ場管理がうまく行っていない、不便に感じていることがあるという場合は、ぜひ導入を検討してみてください。では、ゴルフ場管理システムを導入するメリットやデメリットについても見ていきましょう。

システム導入のメリット

ゴルフ場管理システムを導入する1番のメリットは、ゴルフ場管理・運営の業務効率化を叶えられる点です。予約管理や顧客管理、売上管理などをデジタル化することで、手間を省きスタッフの負担を軽減できます。なかでも売上管理などは事業規模が大きくなるほど入力や修正の手間が増えてしまい、時間もかかってしまうため、早めのシステム化がおすすめです。

また、ヒューマンエラーを防げるという点も大きなメリットといえるでしょう。予約受付や顧客管理データなど、手作業で入力をするとミスが起こりやすく、小さなミスが大きな損失につながってしまう可能性もあります。その点をシステム化することで誤字や脱字、確認漏れなどを防ぐことができるため、損失や損害のリスクを低減できるのです。

次に、顧客満足度の向上も大きなメリットの一つです。たとえばWeb上やスマートフォンから手軽に予約ができるようになったり、予約記録の確認ができるようになったりすると便利です。またチェックインやチェックアウトを自動化できれば、フロントでの待ち時間を解消できるので、お客様に快適さを感じてもらえるでしょう。

また、顧客データを活用したターゲット広告やリピーター向けのキャンペーンを実施することで、収益の最大化が図れるというのもメリットの一つです。売店やレストランの売上データとも連携できるため、施設全体の収益管理を一元化できる点も強みです。

システム導入のデメリット

システムを導入するデメリットとして、万が一トラブルでシステムが停止してしまった場合に業務全体に影響を及ぼしてしまうことが挙げられます。そのためシステムを管理する人材の確保や、環境を整えなければならないケースもあるでしょう。

また、オペレーションが大きく変わることがデメリットに感じてしまうこともあります。業務担当者の仕事の方法や手順も変更になるため、担当者の理解を得てから導入を進めていく必要があります。

クラウド型・オンプレミス型の違い

ゴルフ場管理システムには「クラウド型」と「オンプレミス型」の2つの形式があり、それぞれ異なる特徴があります。ここでは、それぞれの特徴やメリット・デメリットについてご紹介するので、ぜひ参考にしてみてください。

クラウド型の特徴

クラウド型はオンライン上でシステムが提供されており、インターネットを介して利用することが大きな特徴です。そのため自社でサーバを設置する必要がなく、普段使用しているパソコンなどの端末からアクセスして使えるため、ハードやソフトの構築も必要ありません。

これにより、初期費用を大幅に抑えられるというメリットがあります。そしてこれまで自社にサーバを設置していた場合、そのスペースを有効活用できるようになります。また、インターネットにつなげる環境であればどこからでも利用できるので、フレキシブルに対応できるようになるというのも大きなメリットと言えるでしょう。

ただしセキュリティ面を自社で管理できないため、信頼できるサービスを見極める必要があります。またオフラインでは使用できなくなってしまうため、インターネット環境をしっかりと構築して管理する必要もあるでしょう。また、クラウド型はカスタマイズに制限があることが多いため、その点で不便さを感じてしまう可能性もあります。

オンプレミス型の特徴

オンプレミス型とは自社にサーバや回線、システムを構築して自社内でシステムの管理・運用を行う方法です。一番のメリットは、セキュリティ対策を万全にできるという点です。自社サーバと社内ネットワークを活用するため、管理を徹底していれば情報漏洩のリスクは低いといえるでしょう。

また機能面でのカスタマイズが自由にできるため、自社に必要な機能や使いやすい管理画面を構築できるというのもメリットです。必要に応じて機能を追加したり削除したりすることもでき、つねに最適なシステムを利用することができます。

ただし、サーバなどのインフラ設備を用意する必要があることから、初期費用はクラウド型に比べて大幅に高くなってしまうのが一般的です。また保守やメンテナンスも自社で行う必要があるため、管理者の負担が大きくなるというデメリットもあります。

ゴルフ場管理システムの主な機能一覧

ゴルフ場管理システムには、ゴルフ場管理に必要なさまざまな機能が搭載されています。ここでは、主な機能をご紹介するので、ぜひチェックしてみてください。

予約・チェックイン・宿泊管理

ゴルフ場管理システムのメイン機能のひとつが、予約やチェックイン、宿泊管理などに関する機能です。予約の機能ではオペレーターによって入力された予約や、Webやアプリなどから行われた予約を一括で管理するため、重複やミスの心配がありません。管理の手間を減らせることはもちろん、お客様側も手軽に予約しやすくなるため、利便性や満足度アップにも繋がります。

チェックインの機能はフロント業務の効率化を図り、スタッフの負担軽減を叶えられます。チェックインやチェックアウトのほか、自動精算機を導入することで、会計まですべてお客様のみで完了することができます。お客様はフロントでの待ち時間を減らすことができ、フロントスタッフは細かなお客様対応などができるようになるため業務の幅が広がります。

宿泊を伴う場合も、併設しているホテルと連動する宿泊管理機能を活用できます。1日目、2日目のプレー内容や部屋の管理、食事や送迎の有無など必要な情報を一元管理できるので、予約時のミスや管理のミスを低減してくれるでしょう。宿泊プランの設定を行えるシステムもあり、より顧客のニーズに応えられる提案を行うこともできます。

会員・顧客・イベント管理

会員情報や顧客情報の管理、イベントの管理など管理業務をサポートしてくれる機能も、ゴルフ場管理システムには豊富に搭載されています。会員管理では契約内容や個人情報、年会費などの管理を行うことができ、システムによっては請求書の発行などもスムーズに行えます。

顧客管理ではプレーの履歴や内容などの詳細も管理することができ、予約システムやフロントチェックインとの連携を行うことも可能です。すべてのデータが一元管理されるので、修正や削除などが必要な情報にも一括で対応でき、担当者の業務負担やミスのリスクを大幅に減らすことができます。

また一部のゴルフ場管理システムでは、イベント管理機能を利用できます。イベントを成功させるためには、顧客のニーズに適した企画やスケジューリングを行うことが求められますが、顧客情報を活用することで集客率の高いタイミングを見極めることができます。また、顧客データと連携することで、ニーズに合わせたプロモーションやマーケティングを行えるようになるのも特徴です。

データ分析・運営効率改善/DX化

さまざまなデータを分析したり、運営効率の改善やDX化をサポートしてくれるような機能も豊富です。たとえばデータ分析ではAIを活用しているシステムもあり、売上実績や翌月以降の売上予測や予算対比などをまとめて確認することができます。

これらの情報やデータを活用することで、運営の問題点や改善が見込める点、またコストカットできる点なども把握しやすくなるため、運営効率の改善にもつなげることができるでしょう。また、リアルタイムな分析ができるのもゴルフ場管理システムの魅力です。

たとえば顧客のデータを分析することでプレイ時間、プレイする曜日、利用しているサービスなどの行動パターンを把握することができます。逆に利用する方が少ない曜日やサービスも確認できるので、曜日でお得になるサービスを提供したり、人気のないサービスをなくしたりすることで集客アップやコストカットを実現できるのです。

さらに顧客のニーズに合わせた広告活動なども行えるようになるため、集客のチャンスを増やすことができるでしょう。このような分析とそれに対する施策を繰り返すことで、顧客の満足度向上やリピート率アップが期待でき、売上や集客の問題を解決することができます。

在庫管理

ゴルフ場ではボール、マーカー、ティーなどのさまざまな物品を管理しており、その数を正確に把握しておく必要があります。ゴルフ場管理システムでは、これらの物品の在庫管理機能を備えていることも多く、現在の在庫数や不足している物品を簡単に管理することができるでしょう。

また在庫管理システムは、棚卸しをスムーズに行うためにも有効です。棚卸しをすることで使用頻度や販売数の多い物品を把握することができ、適切な在庫数や発注タイミングなどを見極められるようになるため無駄を減らせるのです。

スタッフ管理

ゴルフ場管理システムには、ゴルフ場で働くスタッフの管理機能が搭載されていることも珍しくありません。ゴルフ場にはさまざまな業務があり、シフト管理が煩雑になりがちです。スタッフやシフトの管理がうまくできていないと、繁忙期に人手不足に陥ってしまったり、閑散期に人手が過多になってしまったりすることもあるでしょう。

このような場合に、ゴルフ場管理システムを活用すればシフト管理を一括で行えるようになり、不足や重複などを防ぐことができるのです。また情報共有も可能になるので、スタッフ間でのコミュニケーションも取りやすく、働きやすさを提供することも可能になります。

レストランオーダー

ゴルフ場のレストラン業務を効率化する、レストランオーダーシステムもゴルフ場管理システムに搭載されています。提供している方法はシステムによって異なりますが、たとえばテーブルでのオーダーを卓上のタブレットから行えるようにしたりモバイルオーダーできるようにすれば、レストランの人材不足を解消できます。

また接客を重視したいゴルフ場の場合は、スタッフ用の端末から注文できる機能を活用すると、ミスを減らしながら接客の機会を減らさないという対応が可能です。メニューの入れ替えなども簡単になるので、そのような面でも運営側の負担を減らすことができるでしょう。

その他機能

ご紹介した機能のほかにも、カートの運行状況を把握できる「カート運行管理機能」を備えているシステムや、「ポイントシステム」など幅広い機能を備えているシステムもあります。また顧客管理についても、クレームの履歴などより詳細な情報まで管理できるシステムもあるので、まずは必要な機能を把握してみましょう。

今抱えている管理や運営の問題点を洗い出し、どのような機能があればそれらを改善できるのかを考えると、必要な機能が見えてくるはずです。また基本機能のほかにさまざまなオプションを用意しているゴルフ場管理システムもあります。

ゴルフ場管理システムを導入する際に重視したいポイントは？Webアンケートで調査！

ここまでゴルフ場管理システムに関する基礎知識や主な機能、クラウド型・オンプレミス型の違いについて解説してきました。ゴルフ場を管理していくうえでの、システム導入メリットに少しずつ気づいていただけてきたかと思います。では実際にゴルフ場管理システムを導入する場合、どのように比較検討していけばいいのでしょうか？

そこで当サイトでは、現在ゴルフ場の管理をされている方、もしくは運営を予定されている方を対象に「システムを導入する際に重視したいポイント」をアンケート形式でお答えいただきました。その結果が、以下のグラフになります。

第1位は「システムの使いやすさ」でした。他の項目と比べても非常に多くの方が選ばれているように、簡単に扱える操作性はとても重要なポイントといえるでしょう。管理者だけでなく、現場のスタッフが操作することもあるシステムが使いやすいほど、作業効率もアップすることが期待できます。

第2位は「導入後フォロー・保守対応」でした。当然ですがシステムは導入さえすれば終わりというわけではなく、むしろその後の運用が非常に大切です。

そのため、安心して使用できるようなサポート体制を整えている会社が提供しているシステムを、ぜひ選びたいところですね。例えばスピーディな有人対応や、遠隔での見守りサービスを完備しているような会社はおすすめです。

第3位は、2つの項目が同じくらい票を集めました。1つ目は「課題解決に繋がる機能性」です。ゴルフ場管理システムにはさまざまな種類があり、それぞれ搭載している機能や特徴に大きな違いがあります。そのため、まずは自分の運営するゴルフ場の課題を洗い出し、その解決に結びつく機能性を持つシステムを選ぶように心がけましょう。

2つ目は「導入実績」です。ゴルフ場管理システムに限ったことではありませんが、やはり実績は多くの方が気にしている部分ですし、実際大切な指標となります。導入数も大事ですが、それよりも各社のホームページや当サイトのような比較サイトに記載されている、導入実例や感想などを確認してみることをおすすめします。

最後に第5位は「豊富なオプション」でした。機能性の項目でも触れましたが、ゴルフ場を運営していく中で直面する課題はさまざまな種類があります。そのため、できるだけ幅広くいろいろなことができるシステムを選ぶというのも、後々の安心感に繋がるかもしれませんね。

アンケートの結果はいかがでしたでしょうか？同じようにゴルフ場を運営する方の傾向が、少しは掴めたのではと思います。この後は「ゴルフ場管理システム選びのポイント」について詳しく解説していますので、是非参考にしてみてください。

ゴルフ場管理システム選びのポイント

ゴルフ場管理システムの種類が多く、どのシステムを導入するべきか悩んでいる方もいるのではないでしょうか。そんな方のために、ここではゴルフ場管理システムを選ぶ際にチェックしたいポイントをご紹介します。

課題解決に必要な機能を持っているか

ゴルフ場管理システム選びでまずチェックしたいのが、どのような機能を備えているかです。どれだけたくさんの機能があっても、今抱えている課題を解決できる機能がなければ意味がありません。そのため、ゴルフ場の課題を把握し、それを解消するために必要な機能を考えてみましょう。

たとえばフロント業務に人員が足りていないのであれば、チェックインやチェックアウト、精算などの機能が充実しているシステムがおすすめです。またレストランフロアの人員不足を解消したいのなら、レストランのオーダーシステムや在庫管理機能が備えられているシステムがいいでしょう。このように、ゴルフ場ごとに必要な機能は異なるため、スタッフの意見も取り入れながら必要な機能が揃っているゴルフ場管理システムを見つけてください。

システムが使いやすいか

システムの使いやすさも、ゴルフ場管理システム導入時に重視しなければならないポイントです。システムが変わることでスタッフの業務手順や方法に大きな変化があるため、どのようなスタッフでもスムーズに受け入れられ、すぐに操作方法を覚えられるようなシステムを選ぶ必要があります。

万が一使いにくいシステムを導入してしまうと、慣れるまでの期間に業務がスムーズに進まかなったり、余計な負担が増えてしまったりする可能性があります。また、上手にシステムを活用することができず、DX化が進まないというケースも考えられます。このような失敗を防ぐためにも、誰にでも使いやすくわかりやすいシステムを選ぶことが大切なのです。

オプションが豊富に揃っているか

追加できるオプションの豊富さも、ゴルフ場管理システム選びの際には必ずチェックをしましょう。ゴルフ場管理システムには、基本的に搭載されている機能のほかに、ゴルフ場ごとに必要な機能を追加できるオプションがあります。

追加できるオプションによって使いやすさも変わってくるため、オプション込みで運営を効率化できるシステムを完成できるかどうかを確認してみましょう。オプションは各ゴルフ場管理システムの公式サイトや資料などで確認するか、実際にお問い合わせをしてご確認ください。

信頼できる導入実績はあるか

これまでの導入実績も、チェックしておきたいポイントのひとつです。豊富な導入実績を持つゴルフ場管理システムであれば、安定してサービスを提供できており、ゴルフ場管理に必要な機能が揃っている可能性が高いです。

また実績が豊富であるほどノウハウも蓄積されているため、ニーズに合わせた対応や提案をしてくれることも考えられます。実績は各ゴルフ場管理システムの公式サイトに掲載されていることが多いので、ぜひチェックして安心して導入できるシステムを選びましょう。

導入後フォロー・保守対応は万全か

導入してからのフォローや保守対応なども、ゴルフ場管理システム選びで重視したい部分です。たとえば、大切な顧客情報を守るためのバックアップ体制や、遠隔監視などの体制が整っているシステムがおすすめです。また、万が一のトラブル時に対応してくれる窓口も設置していると不安を感じることがありません。

ほかにも設置や設定の際に訪問してくれるシステムや、緊急でハードの交換や修理が必要な際に代替機を貸し出してくれるシステムなど、さまざまな角度からのサポートや保守を行ってくれると、初めての導入でも安心です。ぜひサポートの内容も詳しく確認し、必要なフォローやサポートをしてくれるシステムを利用しましょう。

最新ゴルフ場管理システムで業務改善・効率化を実現しよう！

一元管理でスタッフの負担を軽減したり、人員不足を解消できたりするゴルフ場管理システムは、これからのゴルフ場に欠かせないものでもあります。業務効率化や経営効率化を行うためにも、ぜひ最新のゴルフ場管理システムを導入しましょう。